Punto centrale ed HUB di tutti i servizi manutentivi, la piattaforma GEST.IM rappresenta il punto nodale dell’offerta progettuale; costruito, sviluppato e perfezionato in dieci anni di gestione sul campo, nonché arricchito con la più recente tecnologia informatica, il Portale contiene tutti i servizi utili a interagire con le istituzioni, la committenza, gli utenti, i sindacati e tutti coloro che la stazione appaltante vorrà di seguito abilitare.
La filosofia guida del portale, da un punto di vista gestionale, è quella di verificare lo stato degli immobili con metodi di indagine tecnologicamente avanzati, per risolvere tempestivamente e con know-how eventuali difetti di costruzione o cedimenti strutturali.
L'organizzazione del servizio di Global Service proposto si avvale dell'utilizzo della piattaforma GEST.IM mediante l’accesso via Internet ai dati, alle procedure ed alle informazioni (attraverso il sito istituzionale), permettendo un'agevole gestione automatizzata distribuita di tutte le fasi relative al processo di monitoraggio e manutenzione degli immobili, e consentendo inoltre un’ampia e dinamica comunicazione con tutti gli attori interessati. Viene così abilitato un servizio web-based, anche con interfaccia “mobile” (smartphones, tablets), di efficace ed efficiente condivisione della conoscenza del patrimonio immobiliare, della sua gestione e, come ulteriore elemento fondamentale, di dialogo con l’utenza per il miglioramento continuo della customer satisfaction.

Benefici della piattaforma GEST.IM

L'infrastruttura della piattaforma si compone di diversi moduli, integrati e coordinati, per supportare al meglio i diversi servizi componenti del Global Service, i cui benefici principali saranno riscontrabili nei seguenti ambiti:

  • • Migliore conoscenza del patrimonio;
  • • Valutazione più puntuale dello stato d'uso e conservazione degli immobili;
  • • Efficienza ed efficacia nella progettazione e programmazione degli interventi di manutenzione (ordinaria e straordinaria), quindi ottimizzazione delle risorse finanziarie;
  • • Supporto mirato all'analisi predittiva e prevenzione dei guasti;
  • • Re-ingegnerizzazione ed ottimizzazione della mappatura dei processi (razionalizzazione, semplificazione, riduzione dei tempi nell’iter della pratica);
  • • Aumento dell’efficienza e produttività, attraverso una corretta attribuzione dei compiti ed esecuzione delle attività, secondo l’ordine corretto nell'ambito dei processi, evidenziando situazioni critiche e semplificando la ricerca di soluzioni alternative;
  • • Velocizzazione della gestione dei flussi documentali;
  • • Riduzione delle attività di supervisione, grazie ad una visibilità completa degli utenti sul workflow in corso, ai suoi vari livelli e step;
  • • Facilitazione della gestione del controllo qualità;
  • • Implementazione di procedure di ricerca avanzata e di valorizzazione della base di dati raccolta nel corso degli anni; accesso mirato alle informazioni;
  • • Ridurre i costi ed i tempi di manutenzione e di evoluzione delle soluzioni realizzate, in prospettiva di future esigenze.

Criteri guida alla base della ricerca e sviluppo della piattaforma GEST.IM

La piattaforma GESTIM è stata sviluppata a valle di una fase di ricerca e sviluppo che ha portato alla implementazione di servizi ad alto valore aggiunto per gli utilizzatori finali, tramite:

  • • la definizione di una soluzione “customer centric”: gli inquilini, i loro rappresentati delle Associazioni, il personale degli Enti sono gli utenti al centro del servizio; la piattaforma offre, pertanto, strumenti per monitorare ed anticipare i bisogni degli utenti, e, di fatto, per rendere il servizio partecipato, dando loro un ruolo realmente attivo nella progressione del servizio verso livelli qualitativi ottimali;
  • • l'adeguamento nei confronti delle prossime normative, con la gestione del “Fascicolo del fabbricato”: si anticipa in modo pro-attivo quanto sarà disposto da normative e leggi, soprattutto a livello della Regione Puglia con la prossima adozione del fascicolo;
  • • l'adeguamento tecnologico alle nuove tendenze e potenzialità dei moderni strumenti di lavoro: è possibile utilizzare strumenti “mobile”, principalmente a supporto dei tecnici sul campo, che possono contare su dispositivi “smart” nel loro lavoro quotidiano presso il patrimonio immobiliare di IACP.

Adozione del “Fascicolo del Fabbricato"

Il sistema recepisce ed implementa il “Fascicolo del Fabbricato” come elemento fondamentale e imprescindibile nella conoscenza dello stato conservativo dell'immobile e conseguentemente di tutto il patrimonio edilizio dell'Ente, nonché della implementazione di efficaci ed efficienti strategie di conservazione, manutenzione, prevenzione del patrimonio stesso.

Gestione e monitoraggio puntuale della “Customer Satisfaction”

La piattaforma mette a disposizione strumenti idonei per analizzare il grado di soddisfazione degli utenti del servizio, a cominciare dagli inquilini, dai rappresentanti delle loro Associazioni, dai referenti IACP.
La soddisfazione degli utenti viene rilevata tramite diversi strumenti (es. statistiche di rilevamento sul campo a seguito di interventi manutentivi, questionari on-line, forum) e costituisce l'elemento fondamentale nei processi decisionali e gestionali: la customer satisfaction, infatti, non consiste esclusivamente in una pratica conoscitiva, bensì rappresenta uno strumento strategico per orientare le scelte dell’amministrazione verso più elevati livelli di efficienza ed efficacia dei servizi erogati, costituendo una fonte informativa importante nella programmazione e nel controllo da parte dell’Ente, grazie a precise indicazioni sull'andamento dei servizi e su eventuali azioni correttive, al fine di renderli maggiormente coerenti con i bisogni e le attese di tutti gli utenti interessati a vario titolo.

Precisione e puntualità delle statistiche e Business Intelligence

Gli strumenti di Business Intelligence messi a disposizione dalla piattaforma SinfoGlobal consento la traduzione dei dati da quantitativi in qualitativi, applicando criteri intelligenti per l'estrazione delle informazioni strategiche utili nella valutazione delle performance e della qualità dei servizi offerti (primo fra tutti, la Customer Satisfaction), quali:

  • • la velocità negli interventi;
  • • la frequenza ed i motivi degli eventuali ritardi;
  • • la continuità nell’erogazione dei servizi;
  • • la capacità di rispettare la programmazione;
  • • la capacità di controllare e rispettare la qualità del servizio promesso;
  • • il rilevamento della soddisfazione complessiva del cliente.

La piattaforma GEST.IM offre una serie di “cruscotti”, configurabili secondo le specifiche esigenze, che permettono di tenere sotto controllo l'andamento di indicatori chiave di performance – KPI (Key Performance Indicators), disponendo, quindi, di strumenti molto chiari di visualizzazione grafica di report, di analisi storica, di "allarmi" su fuori norma o eccezioni, ecc., supportando, di fatto, i processi di decisione (sistemi di previsione, di predizione, di simulazione e di costruzione di scenari alternativi, ecc.), il tutto integrato nel classico processo generale di "misurazione - analisi – decisione - azione".

Applicazione “mobile” per i tecnici sul campo

Un elemento altamente innovativo del sistema GESTIM è la possibilità di avvalersi, da parte dei tecnici sul campo, di dispositivi “mobile” di assistenza al lavoro (es. smartphones, tablets). Ad esempio, finora la scheda intervento viene compilata in forma cartacea e trasportata in back-office, si esegue la procedura di data entry manuale e l’archiviazione di moduli cartacei. Con GESTIM, invece, si compila la scheda in tempo reale con il dispositivo mobile, ed automaticamente si inviano i dati al back-office: tutto il cartaceo è sostituito da un sistema dematerializzato ed informatizzato, con enormi vantaggi in termini di riduzione dei tempi e dei costi di gestione del processo di monitoraggio degli immobili e rilevazione dei dati sul campo.